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如何高效分配时间?

来源: 网络资源 作者: 未知 本文已影响: 在线投稿

最近太多太多朋友都在问我,你要上班,又要带一岁半的宝宝,还每天练习简笔画,你哪来那么多时间呢?可能大家被我朋友圈每日一篇简笔画或者最近发布的#30天加油计划#有所感触,都纷纷来问我。这也正是我分享时间管理的一个原因。
在没有学习时间管理以前,我跟你们一样,被孩子和工作搞得筋疲力尽,觉不够睡、孩子消耗自己时间、业务爱好根本没精力做、工作效率不高,每天脾气暴躁,跟老公吵架,也许这也是现在的你:
可能大家迫切希望找到一招致胜的法则:如何高效分配时间??但我想先提示大家,时间管理重在实践、调整和总结,往往需要经过一段时间摸索和适应,才能找出最适合自己的方法。
第一章:认识时间黑洞
  时间黑洞分为网络时间黑洞,购物时间黑洞、电视时间黑洞,大家在日常中肯定经常接触到。我们来举两个例子。
情景一:早上来上班,一边吃着早饭一边打开QQ、微信网页版,被弹出的新闻所吸引,等追踪看了几条感兴趣的新闻才发现半个多小时过去了。
情景二:需要上网查资料,被各种促销信息、娱乐新闻、网络热点事件所吸引,友谊的小船说翻就翻,科比退役,追随浏览了半天才突然想起来自己是要查资料的。
情景三:本来想买点水果、估计最多花费10分钟。走进超市发现——哇,那里草莓在打折!怎么办呢?开始挑选草莓,然后又发现其他的商品也在促销。等到购物完发现用了四十多分钟,这还是快的。
情景四:换季了想买件衣服,东逛西逛试了一圈也没发现适合自己的,也不知道什么款式适合自己,结果白逛了半天儿多时间。
情景五:本来想给自己买个打底裤,发现模特穿得鞋子好看,又开始挑选鞋子,各种款式对比完,一个半小时过去了,鞋没买,打底裤也没买。
情景六:本来想休息1个小时看个电影,结果发现太阳的后裔这么火,一路追剧,追了好几集,听说今天是要大结局了是吧。好多人想熬夜看……
大家有没有一种“这就是我”的感觉。时间黑洞会消耗我们大量的时间,让我们觉得忙忙碌碌却没什么成果。所以,打破时间黑洞是我们要聊的第一个话题。
  打破时间黑洞的小技巧:吃早饭、早到公司十分钟、大一些的保温壶、列举每日待办、QQ免打扰、关闭微信网页版、关闭新闻弹窗、倒扣手机、25分钟番茄钟、开启第一项工作。
番茄钟就是一种类似厨房计时器的钟表,一般正常人集中精力的时间大概为25分钟左右,也可以使用类似沙漏等计时工具,让自己集中精力全力以赴的去做事,然后时间停止不论是否做完都站起来活动活动,休息三分钟。再进入下一个番茄钟。当然这个方法也很适合小孩子,拿不同时间的沙漏,调整孩子洗漱的时间、吃饭的时间,跟孩子一起用计时工具比赛,孩子因为游戏也会产生节约时间的意识,避免孩子拖拖拉拉的。
  打破购物时间黑洞:①明确目的、列出购物清单、设定时间闹钟,到点后停止购物;②花一整块时间,详细了解自己的身材,借用搭配APP和搭配达人的微信微博,确切知道适合自己的款式、元素、颜色和搭配方法。
购物这件事真的超级消耗时间,大多数女士购物起来完全忘记时间、空间,徜徉在美好的购物乐趣中。当然更多人是选择困难症。所以我非常推荐大家列清单再购物。对于买衣服鞋这种事,推荐关注两个公众号,有讲搭配,只有自己足够了解自己,知道什么款式元素更适合自己,购物时才能有针对性,才能节省时间。
打破电视时间黑洞:推荐与其他事情同时做,比如做饭、打扫房间;如果单独去做的话,不超过1个小时;非常推荐用剧情介绍代替追剧;有时候看看豆瓣影评比观影本身能获取更高价值;最最推荐的是适度用电影院奖励自己,跟闺蜜、跟朋友、跟爱人一起去,感受不同,但都能给自己留下美好的记忆。
有些朋友说了,我不仅在经历时间黑洞,更可怕的是,我很多时间都浪费在无用功上了。有一个小技巧大家可以参考下,就是你有没有想过5年后的自己,你想上什么班,用什么交通工具,家里是什么样子的等等。你也可以从网上找一些喜欢的图片打印下来,慢慢的你就对自己的未来有更清晰的感受,也就会有兴趣去做一些事情,以实现这个美好的未来。这样就不会无所事事,即使有时间也不知道做什么。
重新定义自己的时间管理
  第一步,记录自己一周的时间花费。按小时记录。坚持记录一周。对自己时间花费非常了解的朋友可以跳过此步。通过记录自己在工作、家务、孩子上的时间花费,做到时间可视化,可以更加深刻的认识自己的能力和工作效率。
 第二步,找出自己的高效时间段,在高效时段做最重要的工作。这个时间段包括两种形式:①一种是高产出率,比如刚到公司的时间和下午不被其他人打扰的时间;②一种是身心愉悦的时间,也会很高效。通过分析每日时间花费,找出高效时间段用于做最重要的事。高效时间段不建议从非常困难的工作开始,因为很容易影响一天的工作效率。建议从做起来不难但是需要整块时间去完成的工作开始。同时,再次力荐早起,并且早起做自己喜欢的事。
 第三步,按时间段划分每日时间,专时专用。时间段的划分就早起、上班路上、工作中、午休、下班路上、睡前,内容就是个人、家庭、亲子、工作,这个时间段的划分是在上一步了解自己的每日时间花费基础上进行的。时间管理的终极目的是追求自由,做自己想做的事,过自己想过的生活。我们这么卖力和投入的来听课,为的当然不是找一个方法把自己捆绑起来,成为时间的奴隶,而是我们要找到好方法,成为时间的主人。
每个时间段都会给自己奖励,奖励内容却是那些看似浪费时间却令我身心愉悦的事。因为奖励的时间很短,所以更珍惜也更开心。每日内容分为自己、亲子、工作三种,尽量专时专用,彼此不混淆。意思是上班时间不想带孩子的事情,带孩子的时候不拿着手机研究工作的进展。
大家可能觉得每天的时间都很零碎,但是如果划分成为时间段的话,在一个短期内,这段时间就是完整的,比如上下班路上这段时间,他完全属于你,我每天有1个半到2个小时的时间在上下班路上,这段时间我会浏览公众号的文章,比如搭配类的、工作技巧类的、育儿类的等等。
晚上7点到8点完全属于孩子,我们在一起做游戏,讲绘本,聊天,按摩等等,因为此时此刻,我脑子里完全不想工作压力啊运动健身啊读书写字这些事情,身心放松。这也是一个技巧,通常使用不同的事情穿插完成让自己放松下来。
哄睡:很多人好奇,我宝到底是几点睡的。他通常会在8:30已经犯困,开启早睡仪式,给他刷牙、换睡衣、穿纸尿裤、躺在小床里,给他被子,然后由奶奶负责哄睡,一般奶奶会给他讲故事,都是很好玩的故事,我自己都很喜欢听,而且奶奶会给他全身按摩。从五个半月开始,一直跟奶奶睡,因为我工作压力很大,而且身体素质一般,所以在高需求宝宝面前睡眠肯定没保证,晚上睡不好白天就会没有效率很烦躁,所以跟奶奶商量由奶奶负责晚睡。
不知道干什么:在所有报名的朋友里,居然还有一部分人的时间管理困惑是“有大把的时间,不知道干什么”。内心深深羡慕你的同时,好像也暴露了你的年龄哈。对于这些多少有点上了年纪的盆友,你可以在此刻,暂停停课,认真思考下,我最想干的十件事,比如弹吉他、写一手好字、手工、烤蛋糕、背古诗文、熟记世界地理、养花、养宠物等等等等,全被列举出来,然后通过砍掉法,把最最想做的三件事留下来。从这三件事里挑一件,开始准备需要的装备,然后加入几个同样兴趣的群或者关注几个微博达人,从明天开始,开启#30天加油计划#,每天固定时间段,开始练习这个业余爱好。进展过程中可能各种不顺利,记得每天在微博或者微信发一发你是怎么练习的,保证很多人给你打气,就有接下去的勇气拉。
业余爱好怎么练习:很多人好奇我晚上8:30之后的业务爱好怎么练习,孩子不会打扰我吗?当然会啦。比如我上一个30天加油计划是简笔画,我画画的时候呢通常会参考微博简笔画教程,按9宫格的图片一点点临摹,孩子当然不管你在干吗,就是跑过来抱着我的大腿喊妈妈妈妈,我就立即停下来跟他玩,玩一会他也腻歪了,我又可以回来继续画。因为练习的多了,所以画一页纸也就20分钟。这样即便被打断,也不会有太多影响。现在我的朋友圈里有练简笔画的、弹吉他的、练字的、素描的、运动健身的,多种多样,大家互相鼓励和探讨方法,感觉整个人都不一样了,每天充满斗志,精神抖擞,家庭关系也缓和了或者说进入新的层次。真的是“遇见不一样的自己,更美好的自己。”
不喜欢读书怎么办:关于业余爱好,有人会问,我根本不喜欢看书啊,我就喜欢玩。如果你打内心是这么决定的,那我就啥也不说了。但是如果这是你的困惑又不知道怎么改,其实还是有方法的,比如你用日历统计打√法,比如明天你拿起书来,内心还是想玩,那就去玩好了,日历打个X,后天呢,你内心想的是我得读书,我不能玩,但是还是去玩了,那就打个√,奖励自己我毕竟内心是想读书的啊,大后天你真的去读书了,虽然就读了2分钟,还是想玩,打个√,这样记录一周,你就发现,至少有2个√,等到第二周你可能就有五个√了,等到第三周你就发现,我压根不想玩,看书也蛮好的嘛。
娃睡后的二人时光怎么度过:一般娃睡后我跟老公都会立即开始洗漱,同时我主动说下娃最近的动态,比如get了哪些新技能,有哪些需要改进的地方,比如老公要多跟孩子亲子共读绘本,或者有哪些我不方便说的问题让老公跟婆婆沟通。然后就最近工作的难题讨论一会儿,就我看书,他在电脑前继续工作或者学习,到各自休息的时间睡觉。
早睡早起
时间管理的要诀——早睡早起。早起是让你有充足时间的关键,一天良好状态的关键,早睡是时间管理的基础。但是睡不着和起不来是我们的常态,怎么办?比如我喜欢早晨洗衣服、做早餐等等。有这些事情鼓舞,我容易早起。
  用早起逼自己早睡,而早起是需要动力的。早起的动力并不是跑步、瑜伽、读书、写作等任务类工作,而是那些让自己非常开心的事情。
早睡需要仪式:比如你想11点之前睡熟,那么10点半就得去洗漱、换睡衣、铺床、定闹钟、把手机放到自己够不着的地方、躺下,想想明天早起也做的事情,然后闭眼进入睡眠预备状态,这是早睡的仪式。同时,因为早起,也会刺激自己到时间就犯困,知道自己早起干什么,又是让自己开心的事情,就能够安然入睡。
但是很多人带娃等娃睡了自己才能去做事,比如业余爱好啊、收拾房间啊,但是都做完就已经夜里很晚了,完全没办法早睡。对此我想说,试试能不能早起再去做,那时候孩子还没醒。带娃的时候可以穿插多个事情同时进行,比如打扫房间、做饭和洗衣服的时候都可以看剧、听音乐,给娃一些他感兴趣的玩具也能独自呆一会。因为晚睡真的非常消耗身体,睡眠不够真的会让人崩溃,所以不管事情多着急,还是让自己早睡,用早起的时间去处理家庭事件吧。
有人说了,我加班都到10点半了,到家都12点了,我根本不能早睡啊。IT男和项目经理们,我真的深表同情,但是我们家老公也会有这种情况,经过一番苦战和他的领导嗓子得肿瘤的案例,我老公深刻体会到熬夜真的不是好事。于是在我的一番苦口婆心下,他保证11点睡熟,第二天早晨5点多起床,忙昨天没做完的工作,他说早起比晚上熬夜还有效率。大家可以尝试下。
全新的高效工作模式
第一步,需要重新评估工作价值观,以判断交由你的工作是否重要。比如我的工作价值观是成就感、人际关系、独立性,那么在进行工作判断时,会根据自己的价值观判断一个事情对我而言是否重要,然后区分处理。
第二步,用收集篮装入所有需要你做的工作以及你想到的内容,比如将来要去做的,或者突然想到的家里的事情、孩子的事情,列在收集篮里,收集篮可以是一个小笔记本随时带在身边,也可以是各种笔记工具APP、表格工具APP等。我为大家设计了一个收集篮可以每日填写收集篮
比如同时让我定个会议室,1分钟之内的事情,我是不需要写入收集篮的。又比如同事让我用工具对比软文推广下我们的产品,我想了想确实很不错啊,于是我写进收集篮,但还是继续做手头要做的事情。做着做着我突然想到,周末回家说好了要买一本书给孩子带回去,于是赶紧写在收集篮里,继续手头的工作。一会有下属想要跟我探讨活动推广方案,立即探讨嘛?不,跟她约个时间,比如下午13:30-14:00,并且标注确定推广方案和所需资源。我们需要每日清理收集篮,不仅让自己更有成就感,而且能够很好地减轻工作压力。
下午13:30-14:00这段时间开会我非常提倡,这个时间段大家都吃饱了正好想站着减减肥吗,而且脑子也不是很灵光,甚至还有困,正好通过一个讨论会议动动嘴皮子,等到讨论完,大概半个小时到一个小时过去了,正好困劲过去,把刚才讨论的问题抓紧处理下。我最不建议大早起就开会,早起的高效时间段不应该做最重要的事吗?
那有人就说了,我有好多会议真是躲不开啊,耗时耗力还没什么产出。这个就需要开小差的功力了,既然跑不掉,那么大部分不用自己发言也跟自己关系不大的时候,适当开小差,思考思考手里有哪些事没有做,那个事情怎么拆解更容易做一些,有什么什么不错的方案啊,这个方法虽然不那么被倡导,但也总比自己很烦躁的开完一个会议影响接下来的工作效率要好。
第三步,四象限法安排工作。四象限法大家可能都听说过,根据事情的重要紧急程度去安排,重要紧急的事情立即去做,重要不紧急的实情有计划去做,不重要紧急的事情交给别人去做,不重要不紧急的事情坚决不做。
那么都什么不是很重要的呢,拿带孩子举例,我经常给宝宝做辅食但是我基本上不管喂,我怕他不好好吃影响我做饭的积极性,当然婆婆看我辛苦做了,也会哄着宝宝尽量多吃一些;我会陪着宝宝读绘本,因为阅读习惯真的能让孩子受益终身,但是我上班比较累,互动游戏婆婆承担的更多,而且游戏内容都挺有意思的。哄睡这件事,我判定它不太重要,孩子睡觉并一定非得要亲妈上。所以就交给婆婆负责。就是说能够跟家人很好地相处,借助他们的力量能够帮自己获得很多时间。比如每人轮流带娃半小时,2个小时过去了,孩子就睡觉了,但是每个人都有一个半小时的个人时间用于学习或者娱乐。
对于全职妈妈,我也能感受你们的辛苦,你们能够判断事情重要和紧急程度将会很好地缓解压力和烦躁,比如做卫生这件事,你说它重要紧急吗?个别情况下是紧急的,但是你也可以一天集中处理甚至太累了可以稍缓处理,但是孩 子喂养和读绘本、行为习惯养成这些,都是非常重要的,需要排在前列。如果实在不能借助父母的力量,那就跟老公协商,讨论家庭事项的分配,总之,学着借力,能让自己有更多时间。
大家可以把自己每天每周要做的事情全部列下来,就是每一周这些事情基本都要做,把他们按照重要紧急程度重新分类,这样处理的时候就能妥善安排,避免把自己陷入事情越积越多根本无法控制的地步。工作上的事情,分清重要紧急显得更加重要,尽可能地把所有非重要事项,我们称之为猴子,把这个猴子甩给别人,你才有时间做更重要的事,凸显自己价值的事。我们这里工作四五年以上的朋友居多,这种工龄背景下,如果过多的去执行对自己的成长就比较缓慢。当然,甩猴子要靠很好地沟通技巧,有本书叫《关键对话》,感兴趣的可以购买来看。
1、关于紧急不重要的事情,尽量安排其他人去做。比如①能够下达命令给其他人的,只需要跟进完成结果,尽量授权给下属去做;②能够转交其他人的,注意沟通语气和用词,委婉的拒绝和有理由的拒绝,让别人很舒服的沟通方式;③无法拒绝的,一定要问清对方想要实现的效果和达到的目的,明确需求。
2、对于重要不紧急的事情需要我们有计划的去做。①任务按先后顺序拆解;②每步骤明确目标;③预估计每步骤完成时间;④从第一个步骤开始,进行中只想着第一步的事,绝不要想其他,享受当下的内容,会大大减轻你的压力进而提高效率。⑤每步骤预设番茄钟,25分钟一个集中工作时间段,然后停下休息几分钟,再进入另一个番茄钟,保证自己工作时更专心更高效,当然也会更有成就感。
3、严重忙碌的状态,自从学了时间管理之后,我的工作量还是那么多,甚至因为我时间更多了做的事情也多了,但是我没那么惆怅和纠结,或者嚷嚷着说有很多东西吵着忙的要死,因为就算这活又忙又紧急,我还是个急脾气,我也得把工作拆解成很多步骤,一步一步的来,而且不管我在处理什么,我脑袋里都不会想着其他的事情,心里只想一件事真的有如神助。
4、经常要遇到一份很重要但是又很难完成的,每次一提到这事就心生畏惧,导致其他工作也不想做了。我从不建议这种工作每天一来就开始做,因为真的太影响效率又影响心情,我建议用下午15:00-17:00的整块时间处理,注意拆解步骤,通过一步步的拆解,再大的石头也能被凿碎,每次拆解的时候标注上,想要做成什么效果,大概多久实现。当然,通过番茄工作法对于困难工作的拆解也很有帮助,大家可以买这本书详细读读。
时间管理的辅助工具
1、整洁的办公环境和家居环境
整洁的办公环境并不是一切摆放井然有序,而是手边只有最最需要的东西,一切精简到不能再精简,不论他们摆在哪里,你都触手可及,而且能够迅速指出所有物品的位置,做到一切尽在掌握的感觉。
整洁的家居环境是另外一种感受,它能够给你一种怯意、安然、享受的感觉。只需要抛弃一切非必需品和非心动物品,重新叠放并固定位置,取用完毕后立即归位,叠放以取用时不影响其他物品位置为宜。
可能大家觉得目前离这个规整的世界好遥远啊。那我们可能从一方面简单的入手,比如中午休息时间整理下办公桌,把那些某时可能会用但也不一定会用的东西统统扔掉,给自己一个绝对清爽的办公环境。赶紧给自己预备一个大一点的杯子放在手边。也可以利用休息的时间搜索下“怦然心动的人生整理魔法”读书笔记或者买来这本书,趁着周末的时间,彻底清扫下家里,真的会给你一种怦然心动的感觉。但是可能一次整理还不能领悟它的真谛,我用了好几次,陆陆续续的做了大概两个多月,效果才开始显现。
2、提高效率的工具软件
在线表格类久其格格,数据图表类数据观,在线文档类石墨文档,工具安排类Worktile,工作思路梳理类ProcessOn)
3、合理利用碎片时间,比如上下班路上,尽量早出门不堵车,可以在路上听有声读物,比如把自己想学习的东西录音频。
4、时间管理枕边书。
已知方向的路,再慢也是快的。对于早起,坚信自己可以做好。有目标的人睡不着,没目标的人睡不醒。最后,期待遇到更美好的你们!

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