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科学分配时间 有效3法则

来源: 网络资源 作者: 未知 本文已影响: 在线投稿

  你的工作是否像永无止境的“打鼹鼠”?据麦肯锡咨询公司发表的报告,上班族每天把28%的时间用来读、写或者回复邮件。我们都听说过这样的建议——对所有收件箱的邮件或任务内容划分优先顺序,会有事半功倍的效果。但如果不是呢?

  担任斯坦福大学商学院高管培训师兼讲师的依德•巴提斯特(Ed Batista)最近给《哈佛商业评论》写去了这样的建议:大部分高效率的人并不对所有事情划分优先顺序——他们把重要的事情分好类,然后把其它微不足道的直接扔一边去。

  巴提斯特说,在急诊中,医生们会对病人进行分类选择治疗,判断谁病情危急,谁可以等待,没事的人就完全不用去管。在商界里,分类选择的方式由两部分组组成——对重要的事情划分优先顺序,以及“大方地把微不足道的全部扔一边去。”

  当对所有事情进行了优先次序划分之后,我们自认为重要的那部分会被优先处理,其它没那么重要的放在后面慢慢来做。但实际上,这是一个没有尽头的“后面”。

  相反,他认为我们的时间和精力都是有限的资源。在办公室里就算花再多努力再多时间也好,领导者和其他人永远都无法达到满足双方的平衡状态。因此,巴提斯特建议领导者们给自己定一个临界点:选择那些值得他们花费时间和精力的内容,其它的一律拒绝掉。

  不得不承认,这个做法很难,尽管这样,巴提斯特说我们必须为重要的那一部分争取时间。否则,我们会发现最后一切都白费了。他说,虽然这听起来有点苛刻,但是如果过多地考虑别人的反应,或者担心自己会留下冷漠的形象,那么,这就恰恰导致了我们把大部分时间都耗在了微不足道的事情上面。

  对于分类选择的方式,做得好与做不好两者之间只是一线之隔。巴提斯特说,我们当中很多人就是担心会跨越了这条线,没能做好,所以从不尝试。

  巴提斯特提供了3 个法则帮助我们消除忧虑:

  1、重新定义永无止境的工作清单
  实际上,自己永远不可能全部完成清单上工作,回复所有邮件,又或者接纳所有应邀。对于这个情况,要保持一个平静的心态。巴提斯特说,这并不是失败的表现,而是成功的一面。“(因为)别人看上了我们的时间和精力呀!”与其努力“清空”收件箱,不如设法创造一个已再无重要邮件的收件箱。

  2、把精力集中在临界点上
  时刻提醒自己,不要对所有事情排列先后顺序,而是坚持自己的底线:选取对自己最重要的那部分即可,其它微不足道的都视若罔闻吧。

  3、别人不满意,自己满意
  巴提斯特说,我们并不要求所有人都满意。为了能高效地做到分类选择,我们必须学会说出心底的那句“不行”,而不能对重要的东西作出让步。

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