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浅谈电子档案信息公开与档案信息安全(2)

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浅谈电子档案信息公开与档案信息安全


  三 档案信息的安全性设计 
  1.人员安全 
  档案信息安全系统,不论设计再如何周密,如果没有严格的人员控管,不论利用再复杂的加密技术亦是徒具形式。所以,档案信息操作过程中最有可能发生的安全问题,就是人为泄密。因此,在档案信息公开前,必须防范任何可能蓄意或者非蓄意的人为疏失,通过培训教育组织内成员,积极宣导信息安全的重要性,降低发生的几率。同时,严格执行任何人使用档案信息前,必须先确认使用者身份才能进入档案库房。此外,因为任何档案工作部门的成员,或多或少都会接触到不同程度的档案实体,因此人员异动,包括职位调动、离职、停职及退休等均可能造成信息外流,为避免档案信息意外流出,就必须对人员异动与权限有效期的控管进行管理。任何人员以电脑接触档案信息时,首先要取得区域内电脑的使用权,落实使用者权限的管控。根据不同职位的职权,给予一般使用、超级使用者或管理者权限。以固定的使用者账号命名逻辑,人工就可以加以初步的辨识,如果有入侵意图,使用不具有管理工作权限的代码,就可以立刻排除。严格要求同仁选用不会让别人轻易猜到或看到使用的通行密码,强制密码长度及组合复杂度(如强制必须英文、数字混杂),减少被“有心人”猜中的几率;在离开电脑座位时,启动屏幕保护程式的密码等。

  2.操作安全 
  对员工进行信息安全的教育,是确保信息安全政策有效性的重要措施。除了宣导信息安全的观念外,应着重于档案信息操作过程的安全概念,包括个人电脑的防毒措施,以及资料备份的观念;避免档案信息公开的过程中,无意间夹带电脑病毒送出,形成感染,而造成使用者档案信息资料毁损或被篡改。档案部门除了在档案服务器中安装杀毒工具之外,同时也应在邮件服务器上安装邮件杀毒软件,建立基本的防毒安全环境。现在的电脑病毒防不胜防,因此,还应养成重要资料备份的习惯,将重要档案信息备份于服务器中,并备份于光碟或磁盘中,以减少还原失败的可能性。另外,更重要的是建立异地备份的观念,使备份工作法制化。此处,制定信息安全防护计划及紧急情况应对计划,并定期对所拟定的信息安全相关条文调整及检讨,以保证信息安全计划的可行性,让安全意外的通报程序成为档案部门成员所了解的常识,使得电子档案的安全操作有具体的依据规范。 
  3.档案信息内容安全 
  档案部门能够提供的公开档案信息,主要以电子邮件及网页浏览等方式来操作。为了确保公开的档案信息使用安全,档案信息以电子邮件方式发出前,应用防毒软件、电子邮件扫描软件进行杀毒;以网页方式发出时,应用内容过滤系统以及阻隔浏览网页系统来确保发送资料的安全,并阻止可能发后的攻击事件。 
  目前的档案全文是以影像为主,影像扫描的过程,可能会遇到人为安全问题或者资料输入大致相同的问题。因此,对提取原卷的过程应加以重视,扫描前与扫描后务必保持原件的数量一致,并确保原件并未受到破坏、恶意删改及盗用。 
  为了防止档案信息被非法窃取,确保档案部门所公开的档案信息具有唯一性及公信力,所以文件储存时必须先将文件加密,同时配合完善的存取控制,避免权限不足的人员取得资料。然而,储存加密技术再完善也无法避免系统人员的操作失误,为了避免操作上的人为疏失,引起纠纷,在整套的电子档案操作过程中必须建立完整系统档,以便日后追踪及调查,包括操作系统的人、事、时、地、物,这样才能称得上安全的电子档案操作。此外,还要制定相关的法律法规,作为责任归属的依据。 
  4.信息设备安全环境 
  设备安全是保证档案信息安全的基本要件,一般都应存放于适当的门禁系统的电脑机房内,以避免闲杂人等进入。电脑机房要加上密码锁作为主要的门禁系统管理,只有上级领导及负责机房管理的信息业务负责人有权进入,其余若有实际需要进入的人员,必须经过批准,取得同意后才能进入。以人为方式控制电子档案贮存场所的接触人数,一旦发现档案信息有泄露的情形时,即可容易追查可能的外泄人员。同时,积极规划异地备份工作场所,即当电子档案贮存场所及贮存媒体被天灾、火灾、战争等外力破坏,造成档案信息内容无法读取或者辨识时,可以从第二替代地点取得备份资料,以恢复正常的工作。 
  四 结论 
  档案是国家宝贵的历史文化财富,在国家的政治、经济、文化、军事等领域发挥着不可替代的信息支撑作用。档案安全是档案信息公开的先决条件。必须具备良好的信息安全环境,才有可能确立档案信息公开的可行性。然而,通过电脑及通信网络进行档案信息公开的方式,很难达到百分之百的安全保证,主要原因是任何系统上网之后,门户都有大开的可能。所以,对于一些机密的档案,宜采取不直接上网传递。特别是涉及国家机密的档案,严禁在网上公布。另外,必须树立起档案信息安全人人有责的观念。档案信息安全并非单依赖某些人或某些产品就可确保,必须与全体档案工作有关的人员都树立安全与保密的共识,才能维护电子档案在网络应用上的安全性。 
  参考文献: 
  [1]张勇.对新形势下保密的思考[J].保密,2004(1) 
  [2]何孟原.档案开放工作管窥[J].兰台世界,2006(20) 
  [3]王颖春.浅析档案信息公开[J].黑龙江档案,2008(4) 
  [4]何欢欢.政府信息公开与档案开放——兼论档案开放制度改革[J].档案管理,2009(4)

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