公司管理费用控制办法

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  1.目的

  为控制公司管理费用,降低管理成本,根据公司总部《管理费用控制考核管理办法》,结合公司实际情况,特制定本办法。

  2.范围

  本制度适用于公司各类办公生活用品、低资资产等物品的采购以及行政接待、各项活动组织的费用控制等。

  3.定义

  管理费用指公司为组织和管理生产经营活动而发生的各项办公及行政费用。包括办公用品费,移动电话费,综合办公区的日常接待费用,业务招待费等。

  4.职责

  4.1 综合部负责对公司办公生活用品、行政接待、各项活动组织的费用控制管理;物资部、资产运营公司负责对公司低资资产物品的购买和管理。

  4.2各部门根据工作需要填写纸质或网上申请表。

  5.引用和支持文件

  公司总部《管理费用控制考核管理办法》

  公司总部《低值资产管理制度》

  6.总要求

  各部门根据工作需要提出相关管理费用的申请,按照审批流程汇总至综合部或物资部,相关责任部门负责统计和采购。

  7.过程描述

  7.1.办公用品费

  7.1.1常规消耗性办公用品:笔、刀、本、橡皮、订书机、尺子、墨水、稿纸、复写纸、曲别针、大头针、订书钉、胶带等。

  考核标准与控制措施:公司领导、管理部室、专业负责人按照每人15元/月标准,公司管理部室人员及各专业工程技术人员照每人10元/月标准。公司本着节约的目的,由各部门、专业根据需求情况填写《办公用品需求计划表》或走网上流程,由本部门负责人审核签字,再由公司总经理审批签字后交综合部统一采购登记发放,当月需求计划不应超出本部门人数核定的总金额。

  竣工资料整理、档案存放、重要会议及活动等公司公共行为所需办公用品,例如:文件盒、文件夹、文件架、文件袋等,由相关归口管理部门填写《物资需用计划审批单》或走网上流程,注明“公司某某项目使用”,经综合部主任、工程部主任审核,公司总经理批准后,由综合部统一采购,费用公司承担,不计入个人办公费用。

  7.1.2构成低值资产的办公用品:沙发、文件柜、办公桌椅等。

  考核标准与控制措施:

  A公司总部配发电脑人员及专业等,需要配置的构成低值资产的办公用品,标准按附表1执行。

  b管理部室、专业需用附表1所列的办公物品时,由各部门提出使用计划,经人力资源管理人员和公司总部资产管理人员审核,报公司总经理批准后,由资产管理人员按照综合部统一规划要求协调调拨或购置,新购置物品须经资产登记备案。

  7.1.3配备到个人的办公用品:计算器、工具书等。

  考核与控制措施:

  a新参加工作的财务、经营、人力资源管理人员及其他日常工作中需要频繁使用计算器的人员可配备计算器外,其余人员原则上不配备计算器。配备计算机的人员,原则上不配工具书(非专业书,如词典等)。

  b非新到管理岗位上的人员,计算器等原则上不配备。特殊情况下,由部门提出需用计划,人力资源管理人员审核,公司总经理批准后,综合部负责采购,部门领用。

  c部门负责人或归口管理部门,把关不严,提出计划或违反规定领取以上用品者,按照领取物品金额两倍予以处罚。

  7.1.4微机耗材:优盘、硒鼓、复印纸、打印纸、墨盒等配件。

  考核与控制措施:

  a微机耗材的归口管理部门是综合部。

  b严格按照公司无纸化办公的要求,做好各种办公用品的节约工作。因不坚持利用计算机及网络办公,浪费纸张等办公用品者,每发现一次,扣罚责任人100元。

  c积极利用网络传递信息与文件,尽可能的不使用传真机,公司原则上不保留传真机。发往总部及各公司、项目工地的文件、资料,在符合工作要求的情况下,尽量用扫描仪扫描后,再通过网络传递。

  d硒鼓、碳粉、复印纸等办公用品的计划、领用与管理:由各部门、专业提出计划,经部门负责人、综合部主任审核,公司总经理批准后,综合部统一安排采购。

  7.1.5文印费用:包括外出印刷、装订、内部复印费用等。

  考核与控制措施:

  a外出印刷资料的归口管理部门是综合部。严格执行印刷、复印审批制度。凡是需要印刷的材料,必须填写委托印刷申请单,经本部门主任审核,综合部主任审批后,由综合部安排外出印刷。需要在内部发放、传播的文件、资料,通过网络共享等形式实现,严禁外出印刷。

  b内部发放、流转文件,按照无纸化办公要求,一律走网上流程。接收到业主、监理及其它单位的外来文件时,积极索要电子版文件,无法索取电子版文件时,重新输入计算机或扫描进入计算机进行流转、发放。

  c内部复印资料由综合部做好登记,严禁浪费纸张,严禁复印与工作无关的资料,对违反规定者,每出现一次扣责任人100元。

  7.1.6由公司承担的文体活动、宣传及形象策划费用:包括活动奖品,工程照片冲扩,形象策划用的宣传牌等制作费用。

  考核与控制措施:

  a文体活动及其它各种活动费用:一次性核定费用,包干使用(不包括临时安排的重大活动)。

  b形象策划费用:归口管理部门为综合部。安监部关于现场安全文明施工标识等的制作,由安监部提出申请,经公司分管领导批准后,综合部安排制作。各部门、专业形象建设方面的物品制作,由部门提出申请,经综合部审核,公司总经理批准后,综合部安排制作。

  c工程照片、各项活动照片等所有照片资料冲扩,摄录器材以及相关耗材(包括电池、充电器、录像带、储存卡、储存硬盘等),摄录器材的日常保养等费用统一由综合部负责,其他部门不得报销胶卷购买费、冲扩费以及相关摄录耗材等费用。

  7.2.固定电话、移动电话费

  7.2.1因公司各项目工程施工周期短,公司原则上不设固定电话,特因工作要求需安装固定电话者视情况另行规定。

  7.2.2公司专工及以上人员移动电话费用按照公司总部《通讯费用管理规定》执行。

  7.2.3公司其他一般人员移动电话费用补助标准为50元/月.人,个人移动电话费用超出部分自行承担。

  7.2.4公司内部指定的项目部部门、专业负责人等不享受配备黑莓手机人员,如因工作需要、确需提高移动电话费用补助标准的,由本人提出书面申请,经项目经理签字批准后报公司总经理审批签字,审批通过后由综合部按照新的补助标准予以执行报销,书面申请书交综合部备案留存。

  7.2.1考核与控制措施:

  A公司配备手机和报销电话费用的人员必须每天二十四小时开机,保持通讯畅通。个人手机号码更换时要及时报综合部更改备案。

  b配备传真电话时,传真电话费用由具体使用管理部门管理控制,做好使用记录,每月按期自行缴纳电话费,凭发票到财务部报销费用。超出核定标准的超支部分,由具体使用部门自行承担。

  c严禁使用传真拨打长途电话。公司发送传真由具体使用管理部门做好相关详细记录。分包队伍人员使用公司传真机按照发送地点、发送张数,以市场价收取费用。收费标准:省外国内业务每成功发送一张收取4元,省内业务每成功发送一张收取3元,成功接受每张3元。

  7.3.综合办公区的日常接待费用:

  主要包括香烟、茶叶、纸杯、水果等。

  考核与控制措施:

  公司招待客人需要的招待物品,由综合部统一安排。管理部室、专业在办公室内招待一般客人需要的香烟、茶叶、纸杯、水果等由部门自行解决;遇有重要客人来访,需要招待时,提前向综合部申请,经公司领导批准,方可领用接待物品。

  7.4.业务招待费:

  7.4.1职工食堂餐厅招待费用

  考核与控制措施:

  a公司需要开展的各类业务招待活动,原则上须安排到职工食堂餐厅进行。

  b在职工食堂餐厅进行的业务招待,须按以下程序办理:部门负责人提出申请,经公司分管领导审批同意,综合部按照接待标准通知后勤食堂,后勤食堂负责安排。业务招待完毕,实施部门须签单确认费用。

  7.4.2外出招待费用

  考核与控制措施:

  a特殊情况下,确实需要外出安排招待的,经公司总经理同意后,方可安排外部招待。

  7.4.3外送物品及节日走访费用

  考核与控制措施:

  a部门根据工作需要外送公司已存礼品时,由部门填写物品领用申请单,经部门负责人签字,公司总经理签字后领取,未按程序办理发生的费用自行承担。

  b需购买物品外送时,由部门提出申请、综合部审核、公司总经理批准后,方可实施外送。

  c中秋节、春节等重大节日,需要走访时,由综合部提前制定走访及费用计划,报公司总经理批准后实施。

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