两个框架三个表达写好年终工作总结

来源: 在线学习网 作者: 毕成 本文已影响: 在线投稿

  一名有责任心的办公室文员,在写工作总结特别是年终总结的时候,不知道从何处落笔,一篇好的年终总结,不仅可以提升老板对自己的印象,更重要的是为自己一年的辛苦工作画上一个圆满的句号,今天在线学习网小编给大家整理了两个框架三个表达写好年终工作总结,希望对大家有所帮助。
 
  一种心态:当是给自己写
 
  就像战略、企业文化等决定企业能走多远的东西看起来都比较虚一样,作为办公室文员来说,能把年终总结写好的第一个重点看起来也比较虚——要以给自己写总结的心态写工作总结。很多时候,办公室文员写不好年终总结就是这个问题。
 
  未动笔写之前,先摆好心态,就当成是为自己总结过往全年工作中的得失体会。每个人都会用心总结自己的所学与所得,至少要比单纯完成工作的态度认真很多。别小看这一点儿,有好的根基才能写出言之有物的总结。
 
  两个框架:6W1H,问题-解决
 
  逻辑框架是写好年终总结的第二个要点。最简单的东西往往最重要,在此给大家推荐两个基本框架,即“6W1H”和“问题-解决”。有句话叫“非名山不留仙迹,是真佛只道家长”,能把基本问题讲清楚的总结才是一份好的总结。
 
  首先是“6W1H”法,流传很广也很有效。
 
  What——2015年完成的工作主要是什么?
 
  Why——该项工作的意义和价值是什么?
 
  Who——是谁分别在哪项工作中承担什么责任?
 
  Whom——工作的服务的汇报对象是谁?
 
  Where——工作是在哪儿进行的?
 
  When——工作的时间安排怎样?
 
  How——完成工作所使用了什么方法?
 
  总结整体工作时,如果不知如何下手,从哪儿开始,6W1H方法需要随时用到。
 
  其次是“问题-解决”法,是具体描述问题的一种逻辑框架。
 
  笔者曾经面试过不少清华、北大的状元,发现他们其中的大部分人除很聪明之外,都很擅长利用“问题-解决”法,简单来说就是如下三步:
 
  1、描述问题的现象并且分析其中原因
 
  2、自己的工作对解决问题产生的效果
 
  3、说明该问题得到怎样的解决和落实
 
  总结单项工作时,“问题-解决”法是一件利器,可以帮您突出体现自己的贡献。
 
  Case Study
 
  办公室文员参与公司年会
 
  2015年12月公司年会,起初面临重重困难,比如:时间短(筹备至完成只用1周时间)、任务重(全国20个分公司)、难度大(流程多次变更、领导时间不确定)等。
 
  办公室文员部门开动脑筋、因地制宜、连续一周加班至凌晨1点,终于顺利完成任务。年会如期招开,公司领导、各部门总经理、部分员工参加了年会并表示效果很好,达到并超出预期。
 
  三种表达
 
  有总分有详略、有数据有图表、有过去有未来好的表达方式是写好年终总结的第三个要点。
 
  首先是有总分有详略
 
  写总结也是写文章,文章整体框架需要“总分总”是不会有根本改变的,先总结出本年度的整体工作表现,再分项按分块和分条的方法具体说明工作,总结最后再次对整体工作进行汇总并做简单展望。
 
  如果说领导的注意力也是种资源,那么此类资源也是很有限的,好的年终总结就是要能抓住并有效利用这种资源。具体而言就是不能把所有的事情写的字数一样多,要对重点成绩与工作进行重点描述,对不重要的略写或者不写。要知道领导看年终总结的方法,他们会先看重点,重点不突出直接不看了,所以有详有略非常重要。
 
  其次是有数据有图表
 
  当咨询顾问时前辈讲过一句话“字不如数,数不如表,表不如图”,意思是用文字描述不如用数字描述来的直接,能把数字整理成表格就更好,表格如果能画成图表,那么表现力会大幅度提升。
 
  写年终总结必然会碰到一些数字,而上面的方法刚好用到,比如:入职离职人数、招聘人数、绩效考核覆盖率及改进情况等。有数字、有图表的总结才是好总结。
 
  最后是有过去有未来
 
  总结的目的在于如何发挥之前的优势,减少工作中的错误,因此展望就变得尤为重要。在此提示,展望要具体,有时间规划有目标、可衡量。
 
  Case Study
 
  办公室文员2016年计划全面开展绩效考核
 
  2016年,办公室文员部门将立足之前行政部门绩效试点,总结相关经验与教训,把绩效考核落实到公司所有部门。
 
  2016年3月之前覆盖除研发之外的所有部门(6月绩效考核将覆盖研发部),9月完成上半年考核汇总,按“收集数据-考核打分-绩效改进访谈-改进落实”的四步绩效周期进行。
 
  2016年将在2015年绩效试点的基础上实现公司全面绩效管理,为员工奖惩、公司经营提供数据支撑。
 
  总之,通过以上方法,相信写东西不再对您是种负担,您也必能写出一份自己满意,领导也满意的好总结。
 

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